改善の４原則“ECRS”｜在宅勤務をきっかけに業務改善！
コロナウイルスの影響で、外出自粛が当たり前となりました。「中小企業が在宅勤務を導入するときに必要なもの」でも書いた通り、在宅勤務・リモートワークは「BCP対応としても欠かせない働き方」にパラダイムシフトし、今後も定着することは間違いでしょう。
このコロナウイルスの騒動によって失ったものも多いですが、少しでもプラスに転換すべく、在宅勤務をきっかけとした業務効率化を図るのをおすすめします。実際に「在宅勤務だとできないこと」を洗い出してみたら「実はやらなくても問題ない仕事だった」ということが起きているようです、
今回は、業務効率化を進める際の切り口となる改善の原則“ECRS”についてご紹介します。
ECRSとは？
ECRSとは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換・代替）、Simplify（簡素化）の英語の頭文字をとったもので、業務改善を考えるときの「順番」と「視点（切り口）」を示したものです。
大切なのはこの順番にそって考えるということです。例えばある業務を「簡素化」したとしても、そもそも「排除」できたものだとすれば、もったいないですよね。
業務改善・業務効率化を行う際は、闇雲に行うのではなく、ECRSの切り口を参考に考えるといいでしょう。
Eliminate｜排除
業務改善を考える場合、まず最初に「排除できないか」を考えます。仕事そのものをなくすことができれば、最も大きい改善効果が見込めます。
業務の成果物、定期的に実施している打ち合わせなど、あらゆる仕事の「意味・目的」をあらためて考えてみると、意外に要らないものが出てきます。ありがちなのが、「これまでやってたからなんとなく続けている」仕事です。明確な目的がなければ、即刻やめることをおすすめします。
誰が必要としているか分からない仕事や、突き詰めると実は意味がない仕事をまずなくすこと。
コロナウイルスで在宅勤務にシフトしている今こそ、「この業務は本当に必要か？」を整理するチャンスです。
Combine｜結合
排除できるかどうかの検討が終わった後、２番目に検討するのが「結合できないか（一緒にできないか）」です。
２回に分けていた会議を１回にまとめてみる。各営業担当がそれぞれ作っていた提案資料を、営業企画チームが一手に引き受ける。
探してみると、一緒にできる仕事も多くあります。排除できない仕事は、結合できないか検討してみるといいでしょう。
Rearrange｜交換・代替
排除できるかどうか、一緒にできるかどうかの検討が終わったら、次は「交換できないか、代替できないか」という視点で業務効率化を図ります。
例えば、作業の順番を入れ替えてみる。担当者を交代してみる。よく「手戻り」が発生している業務は、現在の順序が非効率なのかもしれません。
あらゆるものを交換、入替、代替できないか検討することで、業務改善を図りましょう。
Simplify｜簡素化
改善の原則、最後は「簡素化できないか」です。
もっとシンプルなやり方はないか。もっとシンプルなまとめ方はないか。もっとシンプルな見せ方はないか。
なんとなく前例踏襲でやっている仕事は、簡素化する余地が大いにあります。在宅勤務で通信速度が落ち、ストレスを感じる人もいるのではないでしょうか。重いデータを極力シンプル化するのにも絶好の機会だと思います。
まとめ
今回は改善の４原則：ECRSをご紹介しました。
- Eliminate：排除
- Combine：結合
- Rearrange：交換・代替
- Simplify：簡素化
行き当たりばったりで業務改善を図るよりも、正しい切り口・正しい手順を知った上で業務効率化に取り組む方が、得られるメリットは大きく、必要な時間も少ないです。
せっかくなら、ピンチをチャンスにしたいですよね。半強制的に在宅勤務が迫られている今こそ、日ごろは見逃しがちな非効率にスポットライトをあてて、思い切った業務改善を行っていきましょう。
pfworkでも業務改善サポートを積極的に行っていますので、お気軽にご相談ください。
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